À l’heure des technologies numériques, exercer des activités professionnelles en dehors des locaux de l’entreprise est devenu tout à fait possible. La notion « télétravail » date de 1950, lorsque Norbert Wiener inventait cybernétique aux États-Unis. Elle a évolué avec le temps et a acquis de plus en plus de notoriété. Les années 1970 marquent son succès fou avec la naissance du concept de télématique. Elle a pris de l’ampleur à l’annonce du projet autoroutes de l’information en 1994. De nos jours, c’est la crise liée à la pandémie du covid-19 qui l’a fait surgir de nouveau. Cette fois-ci, le terme « télétravail » qu’on appelle aussi « travail en ligne » ou « travail à domicile » est connu à l’échelle mondiale. Depuis, beaucoup de pays l’adopte, y compris la France. Selon les statistiques, l’Hexagone compterait environ 33% de télétravailleurs cette année 2022. Mais comment assurer la productivité de l’entreprise avec le télétravail ?
Le télétravail, comment ça fonctionne ?
On peut définir le télétravail par une forme d’organisation de travail qui s’appuie sur les technologies numériques. Il permet à un employé d’effectuer son activité professionnelle à distance, tout en assurant la productivité attendue par son entreprise.
Où faire du télétravail ?
Le télétravailleur peut choisir l’endroit, où il veut exercer son travail en ligne. Cela peut être chez lui par un travail à domicile, dans des espaces de coworking ou dans d’autres lieux de convivialité. L’essentiel, c’est qu’au moins, le salarié puisse utiliser un ordinateur portable et avoir accès aux outils nécessaires pour effectuer convenablement son travail.
Journée type d’un télétravailleur
Le télétravail peut se faire à temps plein ou partiel. L’employé est donc libre d’organiser son temps de travail, comme il le souhaite, en respectant tout de même la durée de travail fixée par son entreprise. En fonction de leur secteur d’activité, certaines entreprises préfèrent utiliser un outil collaboratif d’horodatage pour surveiller les heures de travail de ses employés. D’autres ne réfléchissent pas aux horaires travaillés, mais à la mission accomplie dans un délai prédéfini.
Equipe motivée, travail assuré
Certes, il y a une différence énorme entre gérer une équipe au bureau et piloter une équipe à distance. Pourtant, tout comme ceux qui travaillent dans les locaux de l’entreprise, les télétravailleurs ont aussi besoin d’être boostés régulièrement. Le but est de maintenir leurs motivations et d’assurer ainsi leurs productivités. Voici quelques astuces qu’on peut adopter, afin de motiver une équipe en télétravail.
Communiquez
Tout d’abord, une communication constante entre employeur et employé s’impose pour le bon déroulement d’un télétravail. C’est vraiment nécessaire pour les échanges au quotidien ainsi que pour les rapports d’activités. Des plateformes collaboratives, comme Slack, WhatsApp et Talkspirit existent pour fluidifier vos échanges. Soyez donc réactif et chaleureux. N’hésitez pas à prendre des nouvelles de vos télétravailleurs de temps en temps. Faites preuve de bienveillance et d’empathie et échangez directement avec un salarié d’une façon personnalisée.
Organisez des réunions
Afin de consolider l’esprit d’équipe, fédérer et motiver ses collaborateurs, il faut régulièrement organiser des réunions virtuelles.Elles peuvent se faire par visioconférence via Google Meet, Zoom, Skype, etc. Ces séances vidéo sont non seulement utiles pour renforcer la cohésion avec les équipes de télétravailleurs, mais elles permettent aussi à l’employeur de donner des directives claires par rapport à une mission particulière. C’est également l’occasion de remonter les problèmes rencontrés et de les résoudre d’une façon efficace. Il faut quand même être flexible dans l’organisation des réunions, car des problèmes techniques et momentanés peuvent surgir de temps en temps.
Responsabilisez vos salariés
La confiance mutuelle entre employeur et employé est la base d’une bonne productivité en télétravail. Elle permet aussi au salarié de se motiver. En outre, l’entreprise doit faire en sorte que le télétravailleur ait le goût du travail. Il doit comprendre pourquoi il travaille au service de l’entreprise. Un travail qui fait sens booste donc sa motivation. Afin de le responsabiliser, n’hésitez pas à lui déléguer des tâches. Fixez des objectifs et faites-lui confiance pour l’atteindre en toute autonomie et toute liberté. Donnez ensuite des Feed-backs, par rapport au travail accompli. N’hésitez pas à le féliciter pour le travail bien fait. C’est valable, autant pour le travail individuel que pour le travail d’équipe.
Récompensez vos télétravailleurs
Primes, cadeaux, bonus…Tous les moyens sont bons pour inciter vos télétravailleurs à travailler davantage.
Des réglementations pour de meilleurs résultats
Afin d’assurer la bonne organisation du télétravail, quelques règles sont à connaître autant pour les entreprises que pour les salariés.
Il existe trois façons de mettre en place un télétravail : par un accord collectif, par une charte élaborée par l’employeur ou par un simple accord avec l’employé. Aucun de ces accords ne nécessite un avenant au contrat de travail. Par contre, il doit mentionner au moins les modalités de contrôle du temps de travail du télétravailleur. Les plages horaires, pendant lesquelles le salarié en télétravail peut être contacté par son employeur, doivent aussi figurer dans l’accord. Il faut également prévoir un entretien annuel de télétravail.
Comme les heures supplémentaires sont très fréquentes en télétravail, la loi exige le respect du droit à la déconnexion du salarié. Les temps de repos font également partie des conditions en télétravail. Ceci, afin d’éviter le burn-out qui pourrait nuire à la productivité de l’entreprise.
Dans le cas où l’employeur fournit à son salarié des outils numériques utiles à l’exécution de son travail, il doit en même temps lui fournir un guide de bonnes pratiques de ces outils.
À savoir qu’un télétravailleur, en tant que salarié d’entreprise, bénéficie des mêmes droits que les employés qui effectuent leur travail en présentiel.
Création d’un environnement digital adapté
L’environnement de travail numérique remplace actuellement le lieu de travail des salariés en télétravail. Il faut qu’il soit bien adapté afin d’espérer de bons résultats.
Un environnement digital adapté permet aux salariés d’entreprise de travailler à tout moment partout, où ils veulent. Ce qui les rend plus efficaces qu’en travaillant dans un lieu fixe.
En ayant recours à des outils collaboratifs, la communication d’entreprise s’améliore. Les échanges et l’accès aux informations sont devenus beaucoup plus rapides et plus efficaces. La hausse de productivité est donc au rendez-vous.
Par la création d’un environnement de travail numérique, beaucoup de dépenses de l’entreprise peuvent être réduites, voire même éliminées, comme le transport des salariés, le service nettoyage des bureaux et des salles de réunion, l’achat des ramettes de papier, des cartouches d’encre…
Bien mesurer la productivité de son entreprise
Afin de bien gérer la productivité des salariés en télétravail, l’entreprise doit mettre en place un tableau de suivi des tâches effectuées. Trello, un outil de gestion de projet en ligne permet de visualiser efficacement l’avancement des tâches dans un projet. On peut aussi fixer des dates limites dans les cartes Trello, afin de mesurer le respect du temps pour une tâche.
Dans ce suivi, quelques indicateurs de performance doivent être pris en compte, comme le taux de réalisation des objectifs sur le long et le court terme, le respect du temps et des dates limites fixées, ainsi que la responsabilité de l’employé dans la gestion de son activité professionnelle.
Ce suivi donne même la possibilité à l’entreprise de comparer la productivité des employés en télétravail avec ceux qui travaillent dans ses locaux